Organisaties verliezen elk jaar tot 5% van hun inkomsten door beroepsfraude, waarvan 86% in verband kan worden gebracht met AP-processen. Hoewel cheques en overschrijvingen nog steeds de meest toegankelijke methoden zijn voor fraudeurs vanwege de inefficiënte handmatige verwerking, richten ze zich ook op elektronische facturen.
Er zijn echter veel manieren om dit groeiende probleem te bestrijden. Een combinatie van verbeterde menselijke processen en AP-automatisering kan zowel de mogelijkheden voor verduistering van fondsen beperken als de fraudedetectie verbeteren.
Voordat een AP haar oplossing kan uitstippelen, is het van essentieel belang te begrijpen welke technieken vandaag de dag worden gebruikt.
AP-fraude blijft vaak onder de radar, en daar is een goede reden voor. In wezen gaat het bij AP om verduistering van activa, voornamelijk via frauduleuze uitgaven. De meeste organisaties hebben de neiging hun werknemers onder de loep te nemen omdat zij de meeste toegang en mogelijkheden hebben, maar ook externe leveranciers en zelfs kwaadwillende actoren kunnen AP-fraude plegen. Soms werken meerdere partijen samen om geld van bedrijfsrekeningen over te hevelen. In andere gevallen kan de fraude volledig toevallig zijn, zoals het verkeerd berekenen van een servicekost op een factuur.
Voordat we kunnen ingaan op soorten fraudepreventie bij AP, is het van essentieel belang om de meest voorkomende methoden van betalingsfraude te begrijpen. Dit maakt het gemakkelijker om rode vlaggen op te sporen en te investeren in oplossingen om het frauderisico te verminderen.
De Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) houdt de vinger aan de pols bij fraudezaken en biedt inzicht in de meest voorkomende fraudemethoden in verschillende bedrijfstakken. Als het om AP gaat, zijn er verschillende manieren waarop iemand geld van het bedrijf kan stelen:
Factuurfraude – In dit geval zet een werknemer een nepleverancier op, meestal via een lege vennootschap, om betalingen van het bedrijf te accepteren via factuurfraude. Hij kan ook gebruik maken van dubbele facturen aan echte leveranciers om geld af te troggelen. Het doel is om zichzelf en eventuele andere medeplichtigen via deze valse rekening het gestolen geld uit te betalen.
Fraude met cheques – Het vervalsen van cheques is een van de meest voorkomende manieren om AP-fraude te plegen. Hoewel het moeilijk te betrappen kan zijn, kunnen onderzoekers de frauduleuze activiteit tot aan de bron traceren als de cheques slecht zijn gewijzigd.
ACH-fraude – In dit geval gebruikt de werknemer zijn ACH-bankrekening als ontvanger om fondsen te onderscheppen die voor het bedrijf bestemd zijn.
Fraude met vergoedingen – Werknemers kunnen ook misbruik maken van het declaratieproces door hun uitgaven op te blazen, kosten te declareren die niet door het bedrijfsbeleid worden gedekt, of valse bonnetjes te maken.
Omkoping en smeergeld – Omkoping door het bedrijf, vaak smeergeld genoemd, is ook een mogelijkheid. In dit geval ontvangt de werknemer een geschenk, in contanten of in een andere vorm, voor het contracteren van een bepaalde leverancier.
Werknemers besluiten om verschillende redenen fraude te plegen. Ontevredenheid over het salaris of dringende financiële zaken kunnen iemand ertoe aanzetten om betalingsfraude te plegen.
Bij het onderzoeken van potentiële crediteurenfraude is het van cruciaal belang om zowel een intern rapport op te stellen als een externe auditor in te schakelen. Volgens de ACFE vernemen de meeste organisaties over frauduleuze activiteiten van klokkenluiders. Hoewel interne audits potentiële fraudegevallen kunnen opsporen, is de kans veel groter dat een externe auditor onbevooroordeeld te werk gaat.
Als u mogelijke fraude vermoedt, is het eerste wat u moet doen het bewijsmateriaal bewaren. Dit betekent dat u cheques, facturen, contracten, journaalposten, bankafschriften en andere relevante documentatie moet verzamelen.
Als u mogelijke fraude vermoedt, is het eerste wat u moet doen het bewijsmateriaal bewaren.
Voor verder onderzoek naar mogelijke fraudeschema’s is het verstandig een fraudecontrolecommissie op te richten of een externe accountant in te schakelen om de dossiers te controleren. Zij kunnen ook extra stappen ondernemen, zoals leveranciers verifiëren, rekeningen vergelijken, transacties onderzoeken en controles controleren alvorens ze te knippen.
Bij het evalueren van de AP-afdelingsmedewerkers en het AP-proces is het belangrijk om een nieuw iemand te laten komen om leveranciers te controleren en betalingen te controleren. Dit kan een accountant zijn of iemand van een andere afdeling van de boekhoudafdeling.
Het goede nieuws is dat er manieren zijn om fraudegevallen te voorkomen. Hoewel geen enkele aanpak de dreiging van fraude volledig kan elimineren, is het zeker mogelijk om in de buurt te komen.
Enkele stappen die een AP-afdeling vandaag kan nemen voor fraudepreventie zijn:
Maar hoe proactief een AP-afdeling ook is, ze moet nog steeds alert zijn op potentiële frauderisico’s. Technologie maakt het gemakkelijk om een mogelijk geval van fraude op te sporen.
Als u mogelijke fraude vermoedt, is het eerste wat u moet doen het bewijsmateriaal bewaren. Maar een van de meest voorkomende is de Wet van Benford. Dit wiskundige principe komt erop neer dat getallen in een reeks waarschijnlijk deel uitmaken van een patroon, ook al lijken ze willekeurig.
Met andere woorden, voor elk getal is er een waarschijnlijkheid dat het in een bepaalde reeks zal voorkomen. Zo is de kans dat het getal 1 wordt gebruikt op de eerste plaats van een betaling, zoals $1XX, 30,1%. Bij betalingsfraude is de kans groter dat het natuurlijke patroon wordt doorbroken.
Als u mogelijke fraude vermoedt, is het eerste wat u moet doen het bewijsmateriaal bewaren.
Hoewel de Wet van Benford niet onfeilbaar is, biedt deze een eenvoudig hulpmiddel voor een AP om haar betalingen te evalueren.
In de afgelopen decennia heeft de AP-automatisering een enorme ontwikkeling doorgemaakt. Door het gebruik van OCR (Optical Character Recognition) om gegevens uit facturen te halen, kunnen zowel elektronische als papieren documenten sneller worden gecontroleerd. Bovendien heeft kunstmatige intelligentie het matchingproces grotendeels geautomatiseerd.
Deze ultramoderne AP-automatiseringssystemen waarschuwen gebruikers onmiddellijk bij een rode vlag – of dat nu een dubbele factuur, ontbrekende belasting-ID’s of een onjuist ontvangstbewijs is. Automatisering helpt dus het frauderisico te beperken en stroomlijnt tegelijkertijd het AP-proces voor het hele team.
Dit is een ingezonden bijdrage van Kris Vanhoutte, Presales Consultant bij Basware. Voor meer informatie rond de P2P-oplossingen van Basware kan je hier terecht.